La firma biométrica, ¿qué es?
Con la era de la informática, se automatiza y digitaliza todo lo posible por digitalizar. A día de hoy, usar agendas de papel o escribir sobre un papel con bolígrafo queda bastante obsoleto. También suele dar respeto abandonar las viejas costumbres y fiarnos de una máquina… Pero cuando pones en una balanza lo que se tiene con cada uno de estos métodos, y sobre todo, lo que se gana, no hay duda de cuál de los dos es el caballo ganador por el que apostaría todo empresario.
Las firmas a mano, las de toda la vida, suponen un gasto de papel y espacio monumental, además de quedarse cojas en muchos aspectos frente a la tecnología de la firma biométrica.
La huella digital
Para entender bien la función que realiza la firma biométrica, vamos a explicar antes qué es la biometría y poner un claro ejemplo que todos conocemos con el que estamos familiarizados: la huella digital.
La biometría es la ciencia que agrupa los procedimientos y herramientas que permiten conocer la identidad única y personal de cada uno. Con la huella lo que se consigue es adquirir esta serie de informaciones sobre la persona que la está realizando para identificarla. Cuando vamos a renovarnos el DNI, por ejemplo, dejamos nuestras huellas dactilares, las cuales no solo dependen de factores genéticos, sino que también van dictaminadas por el flujo amniótico durante el embarazo o por las hormonas.
¿Qué tiene que ver la huella dactilar con la firma manuscrita digitalizada?
La firma biométrica o firma manuscrita digitalizada, de la misma manera que la huella dactilar, recoge información única y relevante de cada persona, necesaria para su identificación. Cuando una persona realiza su rúbrica, esboza su firma con una presión específica en el papel, dibuja los trazos a cierta velocidad, tiene una inclinación característica…
¿Para qué se utiliza la firma biométrica?
Como te comentábamos anteriormente, la firma se realiza sobre un dispositivo digital en lugar de sobre el papel. Esto facilita la gestión de datos digitales, así como el ahorro de tiempo y espacio por almacenaje. Con la firma biométrica también obtienes un sello a tiempo real que especifica hora y lugar exactos en el que se ha producido la firma, así como el dispositivo desde el cual se ha llevado a cabo, con su respectiva dirección IP.
Todos los datos personales e intransferibles que se han recogido en el proceso de firma, son usados posteriormente por un perito caligráfico que demostrará la identidad del firmante en un supuesto de proceso judicial, por ejemplo.
¿Qué tipo de profesionales la usan?
La firma digital básica sí que es útil y necesaria para todo tipo de profesionales. Sin embargo, la firma biométrica que recoge datos personales de identidad, no la usan todos los sectores profesionales. Los que más destacamos son:
La banca y el sector financiero
Seguro que todos hemos ido al banco y nos han hecho firmar en una pantallita con un bolígrafo especial. Este es de los primeros sectores que utilizaron la firma biométrica en sus actividades diarias, ya que tenían que evitar la usurpación de identidad de la forma que fuese. Cuando se habla de dinero es muy importante identificar a la persona que está gestionando las cuentas, para evitar posibles fraudes y asegurar los datos, información y dinero de todos los clientes del banco.
Administraciones públicas
La información personal con la que trabajan las administraciones públicas son datos de gran delicadeza que deben contar con un gran sistema de seguridad. La firma biométrica en las administraciones públicas es una buena herramienta que facilita la tramitación de papeles e identificación de aquellas personas que viajan, solicitan la certificación de algún documento o que entran en edificios públicos, por ejemplo.
La sanidad
Los centros médicos gastan y acumulan grandes cantidades de papeles tan solo con la firma de consentimiento informado. La firma de este documento por parte del paciente es obligatoria ante cualquier prueba médica… Entonces, ¿cuánto papel se ahorraría y cuánto disminuiría la gestión del mismo si se utilizara la firma biométrica?
Otros
Otro sector muy familiarizado con el uso de documentación digital es el sector judicial, el cual almacena expedientes digitalmente. Asimismo, las inmobiliarias pueden formalizar contratos sin necesidad de desplazamiento entre las personas firmantes. Como también la usan los hoteles para agilizar notablemente toda la gestión de nuevos huéspedes.
¿Es realmente válida la firma biométrica?
Sí, lo es. Si has llegado hasta aquí habrás leído que tiene la misma validez y seguridad legal que la firma de toda la vida a papel y bolígrafo. La propia aplicación de firma registra la velocidad en X e Y, la aceleración en X e Y así como las angulares, el orden y duración de los trazos y las variaciones en la presión y la pseudopresión. Toda esta información se recopila en la plataforma, relacionándola con la persona firmante, así como el lugar y la hora en la que se realizó la firma.
Para garantizar la seguridad de estos datos personales y privados, la firma biométrica queda registrada bajo una clave cifrada que únicamente aquellos que la posean tendrán el poder de llegar a la gestión de la firma en cuestión.
Hablando en términos legales, para que las firmas sean válidas deben cumplir el artículo 26 del Reglamento Europeo 910/2014 y debe ser posible llevar a cabo la prueba pericial con la firma como se indica en los artículos 349 y siguientes de la Ley de Enjuiciamiento Civil.
¿Cómo funciona?
El proceso de firma biométrica es muy fácil de entender y de usar, siguiendo este proceso:
– Los documentos, estrictamente en formato digital, se visualizan en tablets previamente configuradas para llevar a cabo la tarea y que admitan el formato del documento.
– El usuario realiza su rúbrica sobre la pantalla y puede ver el resultado de la firma durante el proceso.
– Asimismo, se permiten más firmantes en un mismo documento, todos con la misma validez legal.
– La tablet en cuestión registra todos los datos biométricos recogidos por el firmante para identificarlo de manera única y exclusiva, así como los datos irrepetibles como lugar y fecha de la firma.
– El documento guarda la integridad de su información, así como la del firmante.
– Tanto la persona firmante como el documento firmado, quedan vinculados y son imposibles de manipular o modificar.
Al final, todo queda resumido en 3 sencillos pasos que son los que se verán más a la luz y que serán los que se lleven a cabo a la hora de firmar el documento:
- Comprobación de información: El emisor entrega al firmante una tablet donde podrá revisar el contenido antes de firmarlo y verificar que todos los datos e información son correctos.
- Aceptación del documento: Si el firmante está de acuerdo, realiza su firma sobre el dispositivo que le hemos entregado, tal y como lo haría sobre el papel.
- Archivo automático del documento: Esto no todos los softwares lo tiene implantado, pero por ejemplo Becca sí. El firmante recibe una copia electrónica del documento firmado y el archivo queda digitalmente ubicado dentro de la ficha del contacto correspondiente en Becca Software.
La solución
Tras ponerte los dientes largos con la firma biométrica y todos sus beneficios, también nos pertoca decirte cómo hacer para usarla. Es cierto que existen muchas plataformas y softwares que venden este servicio para que los profesionales puedan implantarla en su día a día. No obstante, toda la gestión que hay detrás, y que realmente agiliza todo el proceso de firma digital, es la digitalización y automatización de todo el procedimiento de firma, gestión y archivo de documentos.
Becca Software dispone de todo en uno. De esta manera, podrás utilizar la firma biométrica al mismo tiempo que gestionas mucho más sencillo el día a día de gestión documental. Automatiza el archivo de documentos firmados dentro de la ficha de cada contacto, manteniendo la validez y seguridad de los documentos.
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