En pleno siglo XXI, queremos velocidad, eficiencia y eficacia; la paciencia no es nuestro mejor aliado. En artículos anteriores, te comentamos herramientas que pueden ayudarte a hacer crecer tu negocio, mediante una adaptación a los nuevos tiempos teniendo en cuenta el marco en el que nos encontramos actualmente: en plena COVID-19 y con el cambio climático que está sufriendo la Tierra.

No cabe duda que la tecnología es el futuro y, aunque se pueda seguir siendo fiel a la antigua usanza en algunos ámbitos, todo lo que has construido puede pender de un hilo si no sabes los 10 beneficios de digitalizar tu negocio:

Los beneficios de digitalizar tu negocio

1.     Ahorro de espacio de almacenamiento

La primera ventaja es de las más evidentes. Almacenar documentos y archivos físicamente es una tarea bastante tediosa, sobre todo porque en el ámbito de trabajo hay que guardar un cierto orden. Además, ¿cuántos cajones, estanterías y habitaciones se habrán llenado con todos estos ficheros que, por norma general, tienen que quedar guardados durante un periodo de tiempo prolongado?

Actualmente, esto no es un problema, ya que puedes almacenar toda esta documentación en tarjetas de memoria, discos duros, pendrives… e incluso en la nube, donde su capacidad de almacenamiento es ilimitada. ¿No es maravilloso?

2.     Mejora la reputación de la empresa y la satisfacción de los trabajadores

No podemos olvidarnos de la imagen que causamos al exterior como ente empresarial, ya que van a ser nuestros clientes y potenciales clientes quienes juzguen y valoren, influyendo de manera significativa en el crecimiento de la empresa.

Por una parte, una buena experiencia de los clientes es un punto fundamental a tener en cuenta. Consigue que tus clientes potenciales te elijan y vuelvan a confiar en ti, gracias a la facilidad de servicios y la accesibilidad a los productos las 24 horas de los 365 días del año.

Por otra parte, la digitalización permite automatizar los procesos, traduciéndose en una mayor comodidad para los trabajadores, evitando que estos realicen tareas farragosas y desmotivadoras, por lo que estarán más satisfechos con su labor.

Mejorar la imagen de la empresa puede ser un hecho diferenciador que, además de ser valorado por los clientes y trabajadores, los profesionales del mismo sector se sentirán atraídos por esta reputación, sobre todo los Millenials. Con ellos, llegará a tu empresa aire fresco, renovado y con ideas nuevas de personas jóvenes que saben apreciar la adaptación a los cambios del mercado.

3.     Mayor seguridad

Tener los documentos y archivos a buen recaudo no es una opción, sino una necesidad. El miedo al deterioro con el paso del tiempo o a la pérdida de los mismos por situaciones como inundaciones, incendios o vandalismo ha pasado a segundo plano. Los documentos en versión digital te permiten tener copias de seguridad y evitar la pérdida o daños que se puedan causar.

4.     Versatilidad y fácil difusión y edición

Una vez aplicado el método digital, podrás manejar estos documentos a tu antojo, en el formato que prefieras o mejor te venga, así como editarlo y revisarlo cuantas veces quieras. Asimismo, la difusión es un punto fuerte a considerar ya que, como comentábamos antes, somos impacientes y esto nos permite compartir nuestros documentos de manera instantánea y segura.

5.     Ahorro de tiempo y accesibilidad

Tomar decisiones puede llevar su tiempo, de la misma manera que buscar archivos físicos. Digitalizar tu negocio te permite mejorar la planificación del mismo, la ejecución y también flexibilizar los procesos del día a día. Al agilizar toda esta parte que puede llevar un tiempo, se consigue llegar a la eficiencia, rapidez y eficacia de la que hablábamos al principio.

Saber dónde se encuentra lo que buscamos no significa encontrarlo fácil y rápido. Es mucho más eficaz buscar a través del ordenador o cualquier otro dispositivo electrónico, ya que te permite hacer una búsqueda rápida incluso introduciendo el nombre de lo que buscas. Et voilà! Esto se traduce en una mejora indudable de la rentabilidad y productividad de los trabajadores y, por consecuencia, de la empresa.

6.     Beneficia las ganancias

El beneficio equivale a los ingresos menos los gastos, ¿no? Con una inversión inicial y un buen mantenimiento ahorrarás en muchos de los materiales que, hasta ahora, parecía normal consumir. De esta manera, reduciendo gastos, beneficias a tu empresa con más beneficios que te permiten invertir mejor en ella. Adiós a consumir bienes fijos y sustituirlos por bienes circulantes.

7.     Reducir contacto en época de COVID

La digitalización no solo significa tener los documentos a buen recaudo y en formato online, sino que también es el poder ofrecer servicios digitales que estamos acostumbrados a realizar manualmente y que nos llevan tiempo. La emisión de presupuestos y facturas, por ejemplo, ha sido un engorro para los profesionales y clientes, transmitiendo incluso una mala imagen por falta de profesionalidad en el momento de generar dichos documentos.

Un presupuesto y una factura online no solo te permite ahorrar tiempo y gestiones, sino que te permite enviarlo al cliente de manera rápida, instantánea y sin necesidad de entrar en contacto con él. Ya no solo importa el cómo, sino el dónde; libre de barreras físicas e inconvenientes de la situación social por la que estamos pasando. Además, la comodidad del cliente es primordial.

8.     Integración con otros sistemas o departamentos de la empresa

La comunicación entre departamentos es esencial. El hecho de que estén todos bien conectados y comunicados, crea una sinergia vital para el crecimiento y buen funcionamiento de la empresa. La integración de un software que te ayude con la gestión de todos los archivos digitales permite que estos estén interconectados entre departamentos y que todos ellos puedan tener una mejor accesibilidad a los mismos.

9.     Consultas simultáneas para toda la vida

¿Cuántas veces has necesitado un documento que únicamente se encuentra en formato físico y has tenido que esperar a que otra persona u otro departamento terminase con él, obstaculizando tu trabajo? De la mano con el anterior beneficio, un archivo digital puede ser consultado por más de una persona o departamento a la vez tantas veces como quieras y pase el tiempo que pase por su durabilidad infinita, por lo que evitas que se produzca un atraso en tus tareas diarias.

10. ECO Friendly

Por último pero no menos importante, como comentábamos, con la digitalización se hace una inversión inicial y se reduce el consumo de papel, archivadores, carpetas… Se reduce considerablemente la contaminación ambiental ayudando a la reducción de tala de árboles. Esta etiqueta ecológica en tu empresa da lugar a un mejor posicionamiento por parte del cliente, que cada vez está más concienciado con seguir a empresas que siguen esta práctica.

Si no sabes por dónde empezar, Becca Software es la primera plataforma para servicios de profesionales que engloba todos los beneficios de la digitalización. Gracias al servicio que ofrece, podrás tener toda tu documentación en la nube, con fácil y rápido acceso, mejorarás la reputación de tu empresa porque ofrecerás servicios de mejor calidad y tus trabajadores podrán dedicarse a otras tareas. Además, con Becca te aseguras tener tu información a buen recaudo, pudiendo difundirla de manera muy sencilla y rápida, sin perder tiempo ni dinero. Por último, pero no menos importante, permite llevar una buena comunicación y consolidación con los demás departamentos de la empresa, creando un flujo sólido entre todos y permitiendo las consultas simultáneas. Asimismo, la ayuda al cuidado del planeta que esto significa no se queda atrás, pues reduce notablemente el consumo de papel y la emisión de CO2.

¿Todavía no te has sumado a la nueva era? La vida de tu negocio está en tus manos; los cambios siempre están, ahora tú decides si beneficiarte de ellos y potenciar tu empresa notablemente.

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